Best Value Procurement:

Best Value Procurement, ook wel prestatie-inkoop genoemd, is een methodiek waarbij er een leverancier gevonden wordt die daadwerkelijk in staat is om de door de opdrachtgever gewenste prestatie te leveren. In plaats van sturen op de input van leveranciers (op basis van gedetailleerde specificaties) zoals bij reguliere inkoop, stuurt prestatie-inkoop op de output c.q. op de prestaties en bijdrage aan de doelstellingen van de opdrachtgever.

De filosofie achter de methodiek is dat inkoop van expertise de beste prestatie tegen de laagst mogelijke kosten realiseert. Een expert is in staat om op basis van summiere specificaties en doelen een excellente prestatie (uitvoering!) voor de opdrachtgever neer te zetten. De expert kent de mogelijkheden en de risico’s en neemt verantwoordelijkheid voor het leveren van de afgesproken prestatie. Doordat opdrachtgever en leverancier gelijke doelstellingen hebben wordt ‘controle’ en daarmee ook ‘tijd’, ‘ruis’ en onnodige informatie geminimaliseerd. De expert is immers kundig en weet hoe te sturen op afwijkingen en risico’s.

Prestatie-inkoop gaat dan ook verder dan alleen het vinden van de best presterende aanbieder en het contracteren; het gaat ook over het leveren van de afgesproken prestatie (het behalen van de gemeenschappelijke doelstellingen) gedurende de contractduur.

Samengevat zijn de voordelen van prestatie-inkoop:

  • een zeer efficiënte methodiek die organisatie tijd bespaart;
  • hoge betrokkenheid van medewerkers in het proces;
  • het beste resultaat voor de laagst mogelijke prijs;
  • het maximaal gebruik maken van de expertise van de leverancier;
  • minder management, controle en inspectie;
  • minimaliseren van communicatie, besluitvorming en transacties;
  • verminderen van risico’s door gebruik expertise en transparantie.

Interview met Professor Dean Kashiwagi:

Onze ervaring is dat prestatie-inkoop een uitstekende methodiek is voor de inkoop van Telecom, Cloud en ICT dienstverlening. De voordelen en daarmee het verkrijgen van de beste prestatie tegen de laagst mogelijke prijs worden in steeds meer organisaties erkend.

De processtappen bij Best Value Procurement bestaan uit:

Voorbereiding inkoopproject;

Hierin wordt door een projectgroep de scope bepaald van het project, de beoogde doelstellingen, de functionele vraag beschreven en getoetst, de uit te nodigen partijen bepaald, de tijdslijnen en planning, de gunning criteria, etc..  Deze fase is bepalend voor de kwaliteit van het gehele traject dus van groot belang. De start bepaalt voor een groot gedeelte de uitkomst, immers “hoe beter de vraag hoe beter het antwoord”.

Selectie proces;

In deze fase start het inkoop proces en de selectie. Hiervoor worden een aantal fases en dossiers toegepast. Deze fases die doorlopen worden bij het Best Value inkoop proces zijn:

  • prestatie onderbouwing
  • Risico dossier
  • Kansen dossier
  • Interviews

Bij de afronding van het selectie proces is een voorkeur leverancier door de projectgroep op genoemde onderdelen geselecteerd.

Concretiseringsfase

De concretiseringsfase wordt gebruikt om de oplossing van de geselecteerde aanbieder te toetsen en te begrijpen van A tot Z. Dit betekent dat de opdrachtgever alle vragen en zorgen die er zijn, kan delen met de opdrachtnemer. De opdrachtnemer dient deze vragen allemaal te beantwoorden of zorgen weg te nemen. Dit is een cruciale fase in het Best Value proces. Mochten de vragen of zorgen niet weggenomen zijn door de opdrachtnemer, dan is dit een reden om het proces te stoppen en terug te gaan naar de tweede aanbieder vanuit het selectieproces.

Uitvoering middels Weekly Risk Report

Het inkoopproces is zo goed als afgerond. De risico’s zijn in kaart gebracht en daarmee de beheersmaatregelen. Er is een gedetailleerde planning uitgewerkt om de uitvoering zonder verrassingen te laten plaatsvinden. Dit zal met een Weekly Risk Report, wat door de opdrachtnemer wekelijks wordt aangeleverd, worden gemonitord en gerapporteerd. Hiermee zullen foutkansen, transactiekosten en tijdoverschrijding voorkomen worden.

First Resultancy is Best Value  (prestatie-inkoop) gecertificeerd en kan u hiermee optimaal ondersteunen.

Wilt u meer weten over wat Best Value voor uw organisatie kan betekenen, neem dan contact met ons op!