Blog van Rex Pyka, Resultant bij First Resultancy;

Resultaatgericht inkopen van ICT, Telecom en Clouddiensten

Waarom inkooptrajecten van deze diensten vaak uit tijd en budget lopen, en wat zijn succesfactoren om wel resultaat te boeken…

Wat maakt inkoop van ICT, Cloud of Telecom nu zoveel anders dan bijvoorbeeld inkopen van schoonmaakdiensten, leaseauto’s of kantoorartikelen ? Ondanks de emoties die bijvoorbeeld bij leaseauto’s kunnen spelen, zijn er op het gebied van Telecom, Cloud en ICT toch enkele verschillen. Op hoofdlijnen onderscheiden we een drietal aspecten die kunnen bijdragen aan een minder voorspelbaar en zelfs complex traject: de dynamiek in de markt, de rol van de eigen IT afdeling, en het belang van deze diensten voor het primaire bedrijfsproces.
Per aspect kijken we hieronder naar enkele karakteristieken en gaan we vervolgens ook in op maatregelen om wel tot resultaat te komen.

De markt van Telecom en ICT

In weinig sectoren kunnen er in de afgelopen periode van pakweg 10-20 jaar zoveel technologische ontwikkelingen opgetekend worden, als in de telecomsector. Voor sommigen is het al bijna onvoorstelbaar dat we geen mobieltje hadden of het nog moesten doen met een fax of brief om een bestelling in gang te zetten. En dat logge mobiele toestel van jaren geleden is van ons oor verhuisd naar een plek onder de duim, met een mooi touch-screen schermpje, om vooral niets te hoeven missen van de wereld om ons heen. Internet, mail, chat, Facebook, Instagram, Netflix…. allemaal ontwikkelingen in een relatief korte periode. En wat zakelijk gebruik betreft leken ontwikkelingen soms achter te lopen bij wat er thuis mogelijk was, maar met de opkomst van allerlei Cloud diensten en nieuwe technologieën is ook het zakelijk landschap enorm veranderd in de afgelopen periode. Als eindgebruiker ervaar je met name in applicaties en toepassingen de vooruitgang. Zakelijk roepen ontwikkelingen rondom bijvoorbeeld Big Data en  Internet of Things echter ook vragen op: hoe zit het met informatiebeveiliging en welke nieuwe verdienmodellen gaan er komen ? En het einde is nog lang niet in zicht…

Dat maakt het voor organisaties die zich voor een bepaald domein in de markt willen oriënteren erg lastig: naast de gebruikelijke leveranciers zijn er vele nieuwe spelers. Oplossingen en diensten die aangeboden worden, zijn vaak moeilijk vergelijkbaar (en al helemaal niet meer vergelijkbaar met de huidige diensten of apparatuur die men in gebruik heeft).

Dat brengt ons direct bij een eerste succesfactor: kennis van de mark in de volle breedte, inclusief relevante technologische ontwikkelingen en voeling met opkomende spelers, is cruciaal om de juiste partijen te kunnen benaderen. Indien deze kennis onvoldoende in eigen huis aanwezig is, doet men er verstandig aan hiervoor externe deskundigheid bij te betrekken.

De rol van de eigen IT afdeling

De positie van de IT afdeling is in de afgelopen jaren veranderd. Van het echte handenwerk (aansluiten van apparatuur, zelf oplossen van storingen, uitvoeren van changes) heeft er een professionaliseringsslag plaats gevonden. Processen zijn veelal volgens ITIL standaarden ingericht, en voor projectbesturing kent men ook diverse standaarden. In plaats van een uitvoerende rol met heel veel technisch inhoudelijke aspecten, heeft de IT afdeling meer een regievoerende rol gekregen.
Waar kan het dan nog mis gaan ?
Zowel naar de markt als naar de interne organisatie (de “business”) is er een mogelijke valkuil. De eerste valkuil is dat de markt en technologieontwikkelingen wel (zelfs proactief) gevolgd worden over de as van bestaande leveranciers en technieken, maar dat er binnen de meeste organisaties onvoldoende resources zijn om alle nieuwe ontwikkelingen over de volle breedte te kunnen volgen (en naar waarde in te schatten).
De tweede valkuil betreft de brug (of soms beter gezegd: kloof) tussen IT en de business. Dat wordt vaak al zichtbaar in het gebruik van jargon, maar ook in de vertaling van functionele businesseisen naar technische systeemeisen. Het laatste zal leveranciers beperken in mogelijke oplossingen, en indien technische eisen afgeleid worden van bestaande leveranciers of diensten, zelfs sommige leveranciers volledig uitsluiten.

Advies op dit punt sluit aan bij ons eerste advies: de noodzaak om een brede kennis van de markt en ontwikkelingen te hebben.
Daarnaast verdient het aandacht om de onderliggende gewenste functionaliteit voor de business zo scherp mogelijk te formuleren, om uiteindelijk die dienst en leverancier te selecteren die het beste past bij de behoefte (en toekomstige vraag) – dus niet “wat vragen we aan de mark” proberen scherp te krijgen, maar vooral het “waarom”, de uiteindelijke bijdrage van ICT diensten aan de bedrijfsvoering.

Het belang van ICT en Telecom voor het primaire proces

Op het eerste gezicht lijkt dit aspect erg voor de hand liggend: natuurlijk dienen systemen beschikbaar te zijn om processen te laten verlopen. Een website die plat ligt betekent geen bestellingen via internet of een bezoeker die doorklikt naar een concurrent. Het belang gaat echter een stuk verder dan deze technische beschikbaarheid.

Zowel vanuit medewerkers perspectief (“de gebruiker”) als de eindklant, wordt ICT steeds meer het middel om processen disruptief efficiënter te maken en meerwaarde te creëren voor eindklanten. Aansprekende voorbeelden zijn er vele, denk aan zorg op afstand, of een persoonlijke adaptieve leeromgeving in het onderwijs.

Om ICT maximaal bij te laten dragen aan (toekomstige) bedrijfsdoelstellingen dienen organisaties verder te kijken dan ontwikkelingen bij hun bestaande leveranciers en zich af te vragen hoe men als organisatie relevant blijft voor de eindklant en hoe innovatieve communicatie en technologie daaraan kan bijdragen.

Maar er blijft een rol voor de IT afdeling (of een externe deskundige) die deze ambitie vertaalt naar een marktvraag met ruimte voor innovatie, maar ook aansluiting met de bestaande omgeving niet uit het oog verliest.

En dat brengt ons bij een laatste conclusie. De kunde van het inkopen van ICT, Telecom en Cloud is niet alleen een kwestie van aan wie en hoe je de uitvraag doet, maar ook hoe breed wordt de uitvraag ?

Het “vergeten” van een zeer relevant domein kan later in het project tot teleurstellingen leiden. Teveel domeinen in één vraag verpakken wordt daarentegen te complex en is voor één leverancier niet behapbaar.

First Resultancy heeft een aantoonbaar trackrecord in het afwegen van deze balans.

Over First Resultancy:

First Resultancy is een advies en inkoop organisatie gericht op Telecom en ICT projecten.

Onze medewerkers, “Resultants”, zijn Best Value gecertificeerd en hebben gezamenlijk ruim 100 jaar ervaring en expertise in de Telecom en ICT branche.

Geïnteresseerd? Neemt dan gerust contact met ons op.

Email: info@firstresultancy.nl of bel: 088 – 027 54 00